Importancia del trabajo en equipo

El trabajo en equipo es una de las respuestas al reto de la productividad. La cohesión de los equipos de trabajo, el fomento del espíritu cooperativo, la identificación de las personas con los objetivos de la empresa y la comunión de intereses y esfuerzos hacia el fin común son aspectos fundamentales sobre los que trabajar para cimentar el éxito o el fracaso.

Entre los elementos claves del trabajo en equipo, tenemos:

Fuente: http://www.eltrabajoenequipo.com/Definicion.htm

Para el desarrollo de grupo, se consideran los siguientes puntos:

Fuente: Stephen Robbins y Mary Coulter, “Administración”, Prentice Hall Inc., décima edición 2010, p. 233.

Donde:

1. LA ETAPA DE FORMACIÓN, se presenta cuando se unen por una asignación de trabajo, luego se realiza la definición del propósito del grupo, la estructura y el liderazgo. En esta fase se visualiza mucha incertidumbre mientras los miembros “prueban las aguas” para determinar qué tipo de comportamientos son aceptables. Esta etapa se completa cuando los miembros comienzas a pensar por sí mismos como parte de un grupo.
2. LA ETAPA DE TORMENTA, se presentan los conflictos internos que se presentan al decidir quién controlará el grupo y lo que este tiene que hacer. Cuando se completa esta etapa, hay una jerarquía de liderazgo y acuerdo relativamente clara sobre la dirección del grupo.
3. LA ETAPA DE NORMALIZACIÓN, es aquella en la que se desarrollan relaciones cercanas y el grupo demuestra cohesión. Ahora existe un fuerte sentido de grupo y camaradería. Esta etapa se completa cuando la estructura del grupo se solidifica y el grupo ha asimilado un conjunto de expectativas comunes (o normas) relacionadas con el comportamiento de sus miembros.
4. LA ETAPA DE DESEMPEÑO, la estructura del grupo esta definida y es asignada por los miembros del grupo. Sus esfuerzos han pasado de conocer y entender a cada uno, a trabajar
5. LA ETAPA DE TERMINACIÓN, el grupo se prepara para desintegrarse. La atención se centra en concluir las tareas, más que en el desempeño.

La diferencia entre grupo de trabajo y equipo de trabajo a continuación:

Fuente: J.R Katzenbach y D.K. Smith, “The Wisdom of Teams”, Harvard Business Review, julio-agosto de 2005, p. 161.

Los equipos de trabajo son grupos cuyos miembros trabajan intensamente en un objetivo específico común, utilizan su sinergia positiva, responsabilidad individual y mutua, así como habilidades complementarias.

Entre los equipos de trabajo se pueden mencionar:

1. EQUIPOS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS, equipo del mismo departamento o área funcional que está involucrado en esfuerzos para mejorar las actividades laborales o en resolver problemas específicos.
2. EQUIPOS DE TRABAJO AUTODIRIGIDO, tipo de equipo de trabajo que opera sin un gerente y es responsable de un proceso de trabajo completo o de un segmento.
3. EQUIPO MULTIFUNCIONAL, equipo de trabajo formado por individuos de varias especialidades..
4. EQUIPO VIRTUAL, tipo de equipo de trabajo que utiliza la tecnología para vincular físicamente a miembros dispersos, para lograr un objetivo común.

El concepto de sinergia es clave en el trabajo en equipo. Supone que los resultados de un equipo de trabajo pueden ser superiores a la suma de los esfuerzos y capacidades de cada uno de los miembros de ese equipo. Ello va a depender de una buena organización y de que el objetivo sea realmente común, comprendido y aceptado por todos los componentes del equipo de trabajo.

Los equipos no siempre son eficaces. No siempre logran altos niveles de desempeño. Sin embargo, investigaciones sobre equipos proporcionan ideas sobre las características típicamente asociadas con equipos eficaces. Estas características aparecen en la siguiente figura:

Fuente: Stephen Robbins y Mary Coulter, “Administración”, Prentice Hall Inc., décima edición 2010, p. 246.

Donde:

1. OBJETIVOS CLAROS, Un equipo con alto desempeño tiene un entendimiento claro del objetivo por lograr. Los miembros están comprometidos con los objetivos del equipo, saben lo que se espera que logren y comprenden como trabajaran juntos para conseguirlo.
2. HABILIDADES IMPORTANTES, los equipos eficaces están formados por individuos competentes que tienen las habilidades técnicas e interpersonales necesarias para lograr los objetivos deseados mientras trabajan juntos. Este último punto es importante debido a que no todo el que es técnicamente competente tiene las habilidades interpersonales para trabajar bien como miembro de un equipo.
3. CONFIANZA MUTUA, Los equipos eficaces se caracterizan por una gran confianza mutua entre sus miembros. Es decir, lo miembros creen en la capacidad, el carácter y la integridad de los demás. Pero como probablemente sepa de las relaciones personales, la confianza es frágil. Para conservar la confianza, los gerentes necesitan prestar mucha atención.
4. COMPROMISO UNIFICADO, El compromiso unificado se caracteriza por la dedicación a los objetivos del equipo y por la disposición a dedicar enormes cantidades de energía para conseguirlos. Los miembros de un equipo eficaz muestran una gran lealtad y dedicación al equipo, y están dispuestos a hacer lo necesario para ayudar a que su equipo tenga éxito.
5. BUENA COMUNICACIÓN, No sorprende que los equipos eficaces se caractericen por una buena comunicación. Los miembros trasmiten mensajes de manera verbal y no verbal entre sí de formas que son comprendidas rápida y claramente. Además, la retroalimentación ayuda a guiar a los miembros del equipo y a corregir malentendidos.
6. HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN, Los equipos eficaces continuamente hacen ajustes de quién hace qué. Esta flexibilidad requiere que los miembros del equipo posean habilidades de negociación. Como los problemas y las relaciones cambian con regularidad en los equipos, los miembros deben ser capaces de confrontar y reconciliar sus diferencias.
7. LIDERAZGO ADECUADO, Los líderes eficaces pueden motivar a un equipo para que los sigan a través de las situaciones más difíciles. ¿Cómo? Mediante objetivos claros, la demostración de que el cambio es posible si se supera la inercia, al aumentar la autoconfianza de los miembros del equipo y al ayudarlos a darse cuenta de todo su potencial.
8. APOYO INTERNO Y EXTERNO, Se requiere de un clima de apoyo, el equipo debe de contar con una infraestructura sólida, lo que significa capacitación, adecuada, un sistema de medición claro y razonable que los miembros del equipo puedan utilizar para evaluar su desempeño global.

Entre las reglas para el buen funcionamiento del equipo, se encuentran:

1. Respeto a las ideas y puntos de vista de los demás.
2. El equipo no es monopolio de nadie.
3. Compartir éxitos y fracasos.
4. Cumplimiento de las normas establecidas (turnos de intervención, formas de tomar decisiones, etc.).
5. Realizar críticas constructivas.
6. Controlar las emociones.
7. Negociar, convencer o ceder, no intentar imponer las ideas por la fuerza.

Conclusiones:

1. El trabajo en equipo, es una de las condiciones que se requieren para ser un buen profesional y desempeñarse en cualquier trabajo, además esta nos permite tener mayor convivencia con las personas de nuestro alrededor pues esta permite escuchar las ideas de los demás, aceptar, apoyarlas y llevarlas a cabo.
2. Los conceptos de grupos y equipos se han utilizado como si fueran sinónimos y en realidad, no lo son estrictamente. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común.
3. Es fundamental los diversos roles que desempeñe cada uno de los miembros del equipo y la responsabilidad que cada uno toma, pues de ellos depende la coordinación y/o asignación de las tareas, además de que esto permite tener claro el objetivo.
4. Los componentes del equipo deben ser capaces de: gestionar su tiempo para llevar a cabo su trabajo diario además de participar en las actividades del equipo; alternar fácilmente entre varios procesos de pensamiento para tomar decisiones y resolver problemas, y comprender el proceso de toma de decisiones comunicándose eficazmente para negociar las diferencias individuales.

Autor:

Ing. Christian Edwin Mujica Molina, PMP